Geschenkenbeleid: wat een Europese inkoper bindt en waar een geschenk ophoudt een geschenk te zijn

Er is geen EU-brede limiet op de waarde van een relatiegeschenk. Wat er wel is: een Franse plicht om een schriftelijk beleid te hebben, een Brits delict dat een overal ter wereld opgericht bedrijf treft zodra enig deel van zijn activiteiten in het VK wordt uitgeoefend, en een Duits wetboek van strafrecht zonder enige geldelijke ondergrens. Een beleid dat om een bedrag is opgebouwd, beantwoordt de ene vraag die geen van die wetten stelt.

Het bedrag dat geen wet is, en de twee die dat wel zijn

Geen enkel EU-instrument stelt een geldelijk plafond vast voor wat een bedrijf mag geven. Het nieuwste strafrechtelijke instrument van de EU komt het dichtst in de buurt en weigert: het laat "onbehoorlijk voordeel" ongedefinieerd, en zijn enige aanwijzing over kleine geschenken staat in een overweging, namelijk dat een voordeel niet onbehoorlijk is "in gevallen van minimale geschenken of geschenken van zeer geringe waarde" (European Parliament and Council, 2026). Een overweging stuurt hoe een rechter de tekst leest; het is geen verweer waarop een bedrijf zich kan beroepen.

De bedragen van EUR 50 en EUR 150 die rondgaan zijn echt, en beide gelden aan de kant van de ontvanger. De richtsnoeren van de Commissie voor haar eigen personeel veronderstellen toestemming tot EUR 50, vereisen uitdrukkelijke toestemming tussen EUR 50 en EUR 150 en weigeren machtiging boven EUR 150 (European Commission, 2012) — met weigering als standaard, en een drempel is geen vrijbrief om geschenken onder die drempel op te stapelen. De leden van de Commissie hebben hun eigen plafond van EUR 150, waarboven het geschenk wordt overgedragen en openbaar geregistreerd (European Commission, 2018).

Het Britse delict dat een vestiging volgt

Section 7 van de Bribery Act 2010 maakt een commerciële organisatie strafrechtelijk aansprakelijk voor het nalaten omkoping te voorkomen door een met haar verbonden persoon — een kring die ruimer is dan haar eigen loonlijst — met een verweer als zij kan "bewijzen dat C passende procedures had ingevoerd die erop waren gericht te voorkomen dat met C verbonden personen zich aan dergelijk gedrag schuldig maken" (legislation.gov.uk, 2010). De reikwijdte is wat Europese inkopers over het hoofd zien: de bepaling treft "elk ander lichaam met rechtspersoonlijkheid (waar ook opgericht) dat in enig deel van het Verenigd Koninkrijk een bedrijf of een deel van een bedrijf uitoefent" (legislation.gov.uk, 2010). Een Litouws of Duits bedrijf met een Britse vestiging valt eronder, en het verweer is een omgekeerde bewijslast: de procedures moeten worden bewezen, dus gedateerd, met training ingevoerd en gemonitord zijn.

De wettelijke richtlijnen noemen geen bedrag en omschrijven bonafide gastvrijheid en promotionele uitgaven als "een gevestigd en belangrijk onderdeel van zakendoen", terwijl hoe weelderiger de gastvrijheid of hoe hoger de uitgave, hoe groter de gevolgtrekking dat er een bedoeling was om te beïnvloeden (UK Ministry of Justice, 2011). Die passage gaat over omkoping van een buitenlandse ambtenaar, en zij is beleid, geen veilige haven; de aanwijzing is dat organisaties hun eigen normen vaststellen.

Frankrijk maakt het hebben van het beleid tot de verplichting

Artikel 17 van de Loi Sapin II verplicht de président, directeur général of gérant van een bedrijf met ten minste 500 werknemers — of in een groep waarvan de moedermaatschappij haar hoofdkantoor in Frankrijk heeft en waarvan het personeelsbestand ten minste 500 bedraagt — en met een omzet of geconsolideerde omzet van meer dan EUR 100 miljoen, om acht maatregelen in te voeren, waarvan de eerste een gedragscode is die het te verbieden gedrag definieert en illustreert (Legifrance, 2016). Beide drempels moeten worden gehaald, en de plicht rust op die genoemde functionarissen: boven die omvang is een geschenkenbeleid geen goede praktijk maar wet.

De code moet worden opgenomen in het reglement interieur van het bedrijf, waardoor zij de raadplegingsprocedure met de personeelsvertegenwoordiging van de Code du travail moet doorlopen: een Frans geschenkenbeleid kan niet zomaar per e-mail worden rondgestuurd. De sanctiecommissie van het anticorruptieagentschap kan bevelen dat procedures worden aangepast en de rechtspersoon een boete opleggen tot EUR 1.000.000 en de functionarissen tot EUR 200.000 (Legifrance, 2016).

Duitsland kent geen ondergrens, en zijn EUR 50 is een belastingregel

Section 333(1) van het Strafgesetzbuch stelt het strafbaar om een ambtenaar enig voordeel aan te bieden, te beloven of te verschaffen voor de uitoefening van zijn taken, en er staat geen bedrag in. Wat het wel biedt, is procedureel: de handeling is niet strafbaar wanneer de bevoegde autoriteit van de ontvanger de aanvaarding vooraf heeft goedgekeurd, of haar goedkeurt na onmiddellijke melding (gesetze-im-internet.de, 2026). Voor een Duitse ontvanger in de publieke sector is die goedkeuring de controle, niet een waardeklasse.

Section 299(2) behandelt het geven van een voordeel aan een werknemer of vertegenwoordiger van een bedrijf, opnieuw zonder drempel (gesetze-im-internet.de, 2026). Sinds 2015 kent het een tweede onderdeel: het voordeel dat wordt gegeven opdat de werknemer in strijd met zijn plicht jegens zijn eigen werkgever handelt. De eigen regels van de ontvanger maken dus deel uit van de strafrechtelijke omtrek — een geschenk dat zij verplicht waren te weigeren of te melden, kan de plichtschending opleveren, de beste reden om een wederpartij te vragen wat zijn beleid toestaat.

Het Duitse EUR 50 staat in de inkomstenbelastingwet: geschenken aan niet-werknemers zijn alleen aftrekbaar wanneer alles wat aan die ontvanger in het boekjaar is gegeven in totaal niet meer dan EUR 50 kost (gesetze-im-internet.de, 2026) — een toets op de verkrijgingskosten, per ontvanger per jaar, niet per geschenk. Overschrijding kost een aftrek; eronder blijven is onder geen van beide bovenstaande bepalingen een verweer. Een VINGA Marlow GRS notitieboek ligt onder elke grens die iemand ooit heeft getrokken, en daarom komt de beleidsvraag op dit prijsniveau zelden op.

Aanbestedingen, uitsluiting en de inmiddels geldende richtlijn

Bij Europese overheidsopdrachten is de plicht inzake belangenconflicten niet de uwe. Artikel 24 van Richtlijn 2014/24/EU verplicht lidstaten ervoor te zorgen dat aanbestedende diensten belangenconflicten voorkomen, opsporen en verhelpen, met inbegrip van elk belang van hun eigen personeel "dat kan worden opgevat als een bedreiging voor hun onpartijdigheid en onafhankelijkheid" (EUR-Lex, 2014). Een leverancier is geen geadresseerde, maar het gevolg komt bij hem terecht: artikel 57, lid 1, onder b), verplicht tot uitsluiting van een ondernemer die bij onherroepelijk vonnis is veroordeeld wegens corruptie, en artikel 57, lid 4, onder e), staat dat toe wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 24 niet met minder ingrijpende middelen kan worden verholpen. Wanneer een onherroepelijk vonnis de uitsluitingsperiode niet zelf heeft vastgesteld, begrenst de richtlijn die op vijf jaar vanaf de veroordeling voor de verplichte gronden, en op drie jaar vanaf de betreffende gebeurtenis voor de facultatieve gronden, zoals een niet-verholpen belangenconflict. Een aanbesteding verliezen vergt niet meer dan de schijn, en daarom is de regel zolang er een loopt: helemaal niets, zelfs geen VINGA Baltimore RCS pennenset met een kaartje.

De EU-anticorruptierichtlijn is geen voorstel meer. Richtlijn (EU) 2026/1021 is op 11 mei 2026 gepubliceerd en geldt sinds 1 juni 2026; lidstaten moeten haar uiterlijk 1 juni 2028 omzetten, en uiterlijk 1 juni 2029 voor de verplichtingen krachtens artikel 20, lid 5, en artikel 21 (EUR-Lex, 2026). Zij bindt lidstaten en bereikt bedrijven via nationaal recht. Twee onderdelen om nu te lezen: actieve omkoping in de particuliere sector, en aansprakelijkheid van rechtspersonen wanneer een gebrek aan toezicht door iemand in een leidende positie het strafbare feit mogelijk heeft gemaakt. Denemarken doet niet mee.

Wat het beleid moet beslissen

Een werkbaar beleid bestaat uit vier beslissingen in plaats van uit een getal. Wie goedkeurt, met een niveau waarboven het naar iemand van hogere rang gaat en een harde stop voor ambtenaren en lopende aanbestedingen. Wat wordt vastgelegd: ontvanger, werkgever, aanleiding, kosten, goedkeurder en datum, op een plek waar een auditor het kan lezen. Wat bij geen enkel bedrag ooit acceptabel is: contant geld of iets dat daarop lijkt, alles voor een ambtenaar zonder schriftelijke goedkeuring van zijn autoriteit, alles tijdens een aanbesteding, alles buiten de boeken. En hoe met de eigen regels van een ontvanger wordt omgegaan — vraag schriftelijk vóór het artwork en accepteer een weigering zonder erover te onderhandelen.

Wederpartijen hanteren zulke regels om meer redenen dan de wet: onder Europeanen vond een Eurobarometer-enquête uit 2025, aangehaald door het Parlement, dat 69% corruptie wijdverbreid vindt in hun land en 66% denkt dat zaken op hoog niveau onvoldoende worden vervolgd (European Parliament, 2026). Dat is een mening over corruptie in het algemeen, geen maatstaf voor geschenkpraktijk, en de ene EU-brede enquêtevraag die vraagt waar een geschenk een omkoping wordt, gaat over ambtenaren. Een conferentieoplage van notitieboekjes van steenpapier en één artikel dat tijdens een onderhandeling naar een inkoper wordt gestuurd, zijn verschillende vragen; de tweede komt aan bod in ons stuk over relatiegeschenken en B2B-relaties.

Het doel van een beleid is niet angst voor vervolging. Het is dat een accountmanager in Lyon op het moment zelf kan beslissen dat een notitieboekje van EUR 20 voor een klant van negen jaar prima is, zonder juridische zaken te mailen. Een gepubliceerde drempel, een benoemde goedkeurder en een register doen dat; een bedrag uit een blog niet, het onze evenmin. Het meeste in de catalogus ligt onder elke grens die iemand heeft getrokken, en dat is de gemakkelijke helft hiervan. De formulering, de vastlegging en de eigen regels van de ontvanger zijn de helft die niemand u kan verkopen, en de helft die vóór december een uur waard is met degene die uw gedragscode beheert. Neem contact met ons op als u de geschenken zelf geprijsd wilt hebben.